Bei der Beschaffung neuer Computer werden bei den ersten Betrachtungen oftmals die Kosten für Software übersehen. Ein Microsoft* Betriebssystem ist oftmals schon vorinstalliert. Und MS Office Starter* oder Office 365* Versionen vermitteln den Eindruck, dass sich die entsprechenden Programme bereits voll nutzbar auf dem neuen Computer befinden.
Bei MS Office Starter* handelt es sich jedoch um Versionen von Word* und Excel*, die im Leistungsumfang eingeschränkt sind. So gibt es hier beispielsweise keine Makro- oder Inhalts-Funktionen. Weiterhin werden bei diesen Ausführungen Werbeleisten eingeblendet.
MS Office 365* hingegen ist eine Online-Abo-Version, die mit regelmäßigen Kosten verbunden ist.
Für viele dürfte daher nach wie vor der Erwerb einer kompletten MS Office*-Lizenz die erste Wahl sein. Einmalig zu bezahlen und dann dauerhaft und ohne Einschränkungen zu nutzen. Dies ist im Privatbereich und für kleinere Unternehmen in Form von Einzel-Lizenzen interessant und recht einfach umsetzbar. Für mittlere und größere Unternehmen mit mehr als zehn Arbeitsplätzen bieten sogenannte Volumen-Lizenzen oftmals die günstigere Alternative.
Aber neben den Office-Anwendungen gibt es noch weitere Funktionen, die lizenziert werden müssen: Setzt man beispielsweise ein Server-Betriebssystem von Microsoft* ein, dann werden auch sogenannte CALs fällig. Diese Client-Access-Lizenzen berechtigen zum Zugriff von einem Arbeitsplatz-Rechner auf einen Dienst, der von einem Server bereitgestellt wird. Diese CALs können direkt mit dem Server-Betriebssystem erworben werden. Man kann sie aber auch als separate Erweiterung kaufen. Dies gilt nicht nur für den Server und dessen integrierte Dienst, sondern gleichermaßen auch für Server-Software, wie beispielsweise einem MS Exchange-Server* oder einem MS SQL-Datenbank-Server*.
Und spätestens hier wird die Sache dann nicht nur unübersichtlich, sondern unter Umständen auch unerwartet teuer. Ab einem gewissen Umfang kommt man daher nicht mehr um eine fachmännische Beratung herum, um nicht zuviel Geld für ein ungeeignetes (und im schlimmsten Fall nicht mal ausreichendes) Lizenzmodell auszugeben. Weiterhin gibt es Möglichkeiten durch gebrauchte Software und Lizenzen diese Kosten im Rahmen zu halten und auch die entsprechende Beratung für die benötigten Lizenzen zu bekommen. Da es sich hierbei um eine strategische Entscheidung handelt, sollte man auf jeden Fall einen seriösen Partner aufsuchen, der mit entsprechenden Zertifizierungen der Softwarehersteller aufwarten kann. Neben den Freigaben durch den Software-Hersteller sollte vor allem auch bei gebrauchter Software nachvollziehbar und nachweisbar sein, dass die entsprechenden Lizenzen auch wirklich vom Vorbesitzer veräußert und außer Betrieb genommen wurden und somit rechtlich einwandfrei genutzt werden dürfen.
Wie enorm das Einsparpotential dabei ist, zeigt beispielsweise der unabhängige SAM Lizenzmanager U-S-C: So konnte laut eigenen Angaben die Stadt Hannover über eine Million Euro bei der Beschaffung von Microsoft* Lizenzen einsparen.
*Microsoft, MS Office, MS Office Starter, MS Office 365, MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS Exchange, MS SQL sind eingetragene Marken und Warenzeichen der Microsoft Corporation